İşe alım sürecinde referans kontrolü nasıl yapılmalı?

İşe alım sürecinde referans kontrolü nasıl yapılmalı?

 

Adayın verdiği bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek, adayın yetenekleri, başarıları, performansı, davranışları konusunda bilgi almak ve çalıştığı süre içerisinde firma ile bir sorun yaşayıp yaşamadığını anlamak için yapılan bir görüşmedir. Referans kontrolü ister beyaz olsun ister mavi yaka her pozisyon için mutlaka yapılmalıdır. Referans araştırma işe alım sürecinde özen gösterilmesi ve atlanmaması gereken önemli bir aşamadır.

Firmalar eski çalışanları hakkında çalışma tarihleri, son maaşları ve pozisyonları dışında hiçbir bilgi vermeme hakkına sahiptir.

Günümüzde bazı şirketler, adayların sosyal ağ sitelerindeki kayıtlarına (yazdıklarına, fotoğraflarına, arkadaşlarına) dikkat etmektedir ve sosyal medya üzerinden de araştırma yapmaktadır. Ne kadar doğru bir yöntem olduğu tabii tartışılır J

 

 

Referanslar kimlerden alınmalı?

Öncelik olarak iş deneyimi olan bir aday ise çalıştığı şirketlerde direkt bağlı olduğu yöneticilerinden referans istenmelidir. Adayı daha yakından tanıyacağını ve performansını değerlendiren kişi olduğunu ön gördüğümüz için önceliği yöneticisine vermek çok daha doğru bir yaklaşımdır. Deneyimsiz bir aday ise üniversite de ki hocalarından veya staj yaptığı şirketlerin yetkililerinden referans alınabilir.

Referans kontrolü yaparken adayın en az 2 direkt yöneticisi ve yine aynı şirketlerin insan kaynakları çalışanları ile görüşülmesi yeterli olacaktır.

İnsan kaynakları adayı yakından tanımıyor olabilir. Ancak kişinin işten ayrılma sebebi, çalıştığı süre içerisinde herhangi bir ihtarının olup olmadığı ve hangi tarihler arasında görev yaptığı konusunda bilgi alabiliriz.

Genelde adayın kendisinin vermiş olduğu referanslardan yola çıkılacağı için görüştüğünüz kişinin ne kadar güven verici cevaplar verdiği ve aktardığı şeylerin ne kadar tutarlı olduğuna dikkat etmek önemlidir. Çalıştığı şirketten sorun yaşayarak ayrılan bazı adaylar ne yazık ki aslında çalışmadığı kişileri yöneticisi veya çalışma arkadaşı olarak gösterme eğilimindedir. İnsan kaynakları çalışanı olarak bu gibi durumları da algılamaya çalışmak şüphe uyandıran durumları daha detaylı incelemekte fayda var.

Referans olarak değerlendirilebilecek pozisyonlar

  • Adayın direkt bağlı olduğu yöneticisi
  • İnsan Kaynakları
  • Çalışma arkadaşları
  • Sosyal referanslar
  • Öğretim Görevlileri

Olumsuz referans alındığında ne yapmalı?

Olumsuz referans veren kişiden neden olumsuz görüşler belirttiğine dair somut gerekçeler mutlaka istenmelidir. Bir referans olumsuz diye adayı tamamen olumsuz değerlendirmek hatalı bir yaklaşım olabilir. Kimi zaman sadece işten ayrıldığı için veya tamamen profesyonel olmayan nedenler ile başarılı bir çalışan olmasına rağmen olumsuz referans veren yöneticiler ne yazık ki var.

Bu sebeple referansın neden olumsuz olduğuna gerçekten ikna olmamız ve karşı tarafın geçerli sebepler ile olumsuz referans verip vermediğini analiz etmemiz önemli.

Olumsuz geri bildirim verilen konu veya davranış hakkında mutlaka diğer referanslar ile görüşülerek aynı konular sorgulanmalıdır. Eğer ikinci veya üçüncü kişiler aynı şeyleri teyit ederse ancak o zaman adayı olumsuz değerlendirme yoluna gidilmelidir.

Firma imajımızı düşünerek ve görüştüğümüz kişide olumlu bir izlenim bırakarak daha istekli bilgi vermesini sağlamak adına referans için aradığımız kişi ile ılımlı, pozitif ve güler yüzlü bir iletişim kurmamız gerekli.

Mavi yaka referansları aşağıdaki kadar detaylı bir içerikte olmayabilir. Orada daha çok işe devamlılığı, disiplin kurallarına uyup uymadığı ve çevresi ile olan iletişimi sorgulanabilir.

Her şirketin kendi içinde önemsediği veya öncelik verdiği kriterler olabilir. Ancak aşağıdaki referans araştırma formunu referans alma sürecinde kullanabilirsiniz.

 

Örnek Referans Araştırma Soruları

  • Adayın sorumlulukları nelerdi?
  • Çalışma arkadaşlarıyla, astlarıyla/üstleriyle ilişkileri nasıldı?
  • Adayın pozitif veya negatif bulduğunuz iş davranışları var mıydı? (Örnekleri ile aktarması istenmeli)
  • Güçlü yönleri nelerdi?
  • Ne kadar süre birlikte çalıştınız?
  • Adayın geliştirmesi gerektiğini düşündüğünüz yönleri nelerdir?
  • Adayla ilgili genel görüşleriniz nedir?
  • Tekrar çalışma imkânı doğsa kişi ile çalışmayı isterler miydi?

Örnek Referans Araştırma Formu

Adayın adı soyadı:                                                            

Görüşmeyi Yapan Kişi:

Referans Alınan Kişi/Şirket/Görev:

  • Birlikte çalışılan süre:
  • Adayın Görevi :
  • Adayın Genel başarı ve performans Durumu :
  • Kişinin aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilmesi

Aşağıdaki kriterler görüşülen kişiye sıralanarak Zayıf, Orta, İyi veya Çok iyi olarak geri bildirim verilmesi istenir. Bu derecelendirme tercihe göre rakamsal olarak da ifade edilebilir.

  • İş yeteneği
  • Genel tutum
  • Dürüstlük
  • Zamanını kullanma
  • Sorun çözme yeteneği
  • Kişisel motivasyon
  • Eleştirileri kabul etme
  • Takım çalışmasına yatkınlık
  • Kendini geliştirme isteği
  • Arkadaşları ile uyumu
  • Güvenilirlik – sadakat
  • Ast-üst ile olan ilişkileri
  • Sorumluluk bilinci

Görevinden ayrılma sebebi:

Genel Görüşler :

Sonuç:

 

 

Faydalı olması dileği ile…

Sevgiler…